協會的網站有一個特別的地方：它不是給一種人看的。
會員上來想找活動報名和最新公告。想入會的人想知道這個協會在做什麼、怎麼加入、要繳多少。政府單位、媒體、合作廠商上來，想確認這個組織是誰、負責人是誰、做過什麼。三種人要的東西不一樣，很多協會網站把它們混在同一頁，結果誰都找不到自己要的。
我們做過幾個協會與地方組織的網站，這篇把規劃的方法整理出來。
先想清楚三種讀者
會員，回訪最多次的人。他們不需要再認識協會，需要的是快速找到這期活動、報名連結、公告、繳費資訊。
想入會的人，最需要被說服的人。他們要知道協會做什麼、有什麼好處、怎麼加入、要繳多少、有沒有資格限制。
外部單位，看的是可信度。政府計畫審查、媒體採訪、企業合作，他們要找的是組織的正式資訊：宗旨、章程、理監事、聯絡方式、過去做過的事。
規劃頁面的時候，每一頁都問一次：這一頁是給誰看的？一頁最好只服務一種人。
協會網站該有的頁面
首頁。 給第一次來的人一個總覽：協會是誰、正在做什麼、最近的活動、怎麼加入。最新活動和公告放在前面，因為會員回訪最常看的就是這兩樣。
關於協會。 宗旨、成立背景、理監事名單、章程或組織架構。這一頁是給外部單位看的，寫得正式、完整。理監事名單標明屆別和任期，換屆的時候只要改這一頁。
入會辦法。 給想入會的人一頁講完：資格、會費、流程、入會表單。表單直接在網站上填，不要再叫人下載 Word 檔印出來傳真。
活動。 一個活動一頁，有日期、地點、報名方式、費用、聯絡人。活動結束後不要刪，補上幾張照片和一段回顧。這些回顧頁是協會在搜尋引擎上最有價值的內容，因為每一頁都在告訴 Google 和 AI 這個協會實際在做什麼。
公告。 跟活動分開。公告是理監事會議紀錄、會費調整、年度計畫、政府補助資訊這類事務性的訊息。標清楚日期，過期的自動往後排。
聯絡我們。 地址、電話、信箱、辦公時間、表單。外部單位找你的入口。
需不需要會員專區，下面單獨講。
會員：入會線上化，專區不要急著做
入會流程是協會網站最值得優先線上化的部分。表單放在網站上，填完自動通知秘書處，資料直接進後台，不用再人工謄一次。會費繳納方式寫清楚，有線上付款更好，沒有就把匯款資訊和對帳方式講明白。
會員專區則相反，建議不要一開始就做。很多協會網站做了登入功能，結果放在裡面的東西會員根本不會特地登入去看，最後專區荒廢，登入帳號密碼還變成秘書處的客服負擔。
真的需要專區的情況是：有只給會員看的文件、課程影片，或需要會員自己更新資料。這種情況再做，而且做之前先問會員會不會用。
活動：讓報名和回顧都留在自己的網站上
很多協會的活動只發在 Facebook，報名用 Google 表單。短期方便，長期的問題是：活動辦了五年，網站上一筆紀錄都沒有，新會員和外部單位看不到協會的累積。
建議的做法是：活動頁在自己的網站上，Facebook 貼文連回網站報名。報名表單接在網站後台，名單好整理。活動結束後把照片和回顧放回同一頁。
五年下來，網站上有幾十個活動頁，那就是協會最有說服力的履歷。
公告：分類、標日期、能搜尋
公告的重點是找得到。三個原則：跟活動分開放，會員才不用在一堆活動裡找會議紀錄；每一則標日期，最新的在前面；分類清楚，例如會務、補助資訊、對外聲明。
公告不用寫得漂亮，但要持續。一個三個月沒更新的公告頁，會讓人懷疑這個協會還在不在。
換屆之後，網站誰管
這是協會網站最常見的死因。理監事換屆，當初管網站的人不在了，帳號密碼找不到，網站就停在那一屆。
解法有三個。第一，網站的後台帳號登記在協會的公用信箱，不是某個人的私人信箱。第二，後台要簡單到新任秘書半小時學會，不然交接一定失敗。第三，把「網站更新」寫進秘書處的例行工作，一個月至少一則公告或一個活動。
我們建置的協會網站，後台是給不熟電腦的人設計的，上線時提供教學，並附上教學影片，讓協會內部人員可以隨時觀看。
常見問題
協會網站需要幾個頁面？
協會網站要不要做英文版？
協會沒有預算，可以先用 Facebook 就好嗎？
協會網站可以放贊助單位或合作夥伴嗎？
想聊聊自己協會的網站該怎麼規劃，可以先填表單，我們會在諮詢時一起整理三種讀者各自需要什麼。做過的協會網站可以在作品案例看。